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ルーティンの見直ししませんか?

どうも、皆さんはどんなルーティンがありますか?それは良い習慣ですか?悪い習慣ですか?そんな気づきをシェアして行きたいと思います。

そもそもルーティンとは何でしょうか?

ルーティンとは「決まった手順」や「日課」などの意味を持ちますが、今回は「定期的・周期的に繰り返される作業」をイメージしてください。

仕事をうまく進めていくためには、こうしたルーティンに注目することが肝です。

トヨタカイゼンでも良く出て来ますが

『カイゼンに終わりはない』

少しの改善が大きな改善になるということで話して行きたいと思います。

ルーティンが繰り返される点という事に注目します。

例えば会社の事務処理で毎日する作業がありますよね?単純に考えて一ヶ月で20回行なわれる作業があるとするなら、5分時間短縮ができれば、5分×20日で100分短縮出来る事になります。

その中で、作業そのものが繰り返しであることも重要で、一回一回がまったく違う作業であるなら、それぞれごとに改善する必要がありますが、繰り返しの作業であるなら一回のカイゼンで全体に広がったり、応用が効いて来ます。

見えない『当たり前』に気づいていますか?

定期的に作業を行なっている(当たり前になっている)と、その作業に慣れてしまい、たとえ非効率であってもそのまま続けてしまうことがよくあります。

その作業を当たり前としていたなら人間は意識すらしなくないですか?意識にとまらなければ、当然改善が試みられることもなくなります。これがいわゆる「惰性で続けられている業務」というやつです。

案外こうしたものはいろいろな場所に見受けられるものですよね。

なので改めてその作業を見直してみてください。

では次に、ルーティンとはどんなものか分かったところで、自分のルーティンの「発見」をしてみて下さい。

自分のルーティンの発見

簡単そうにも思えますが、「当たり前」になっている行為は、自分がそれをやっていることすら意識にのぼらないため、発見するのが難しいです。

そこで役立つのが、日頃つけているスケジュール帳や作業記録、作業日報です。

重要な作業だけを書き留めたものだけでなく、より細かい粒度で自分がやったことを記録するツールを何か使ってみましょう。

そんなに細かく毎日書き留めなくて良いです。

始めは一週間、自分が行う作業について随時記録を取ってみてください。それだけで自分のルーティンが見えてくるはずです。

次はいよいよ改善して行きましょう!!

ルーティンの改善方法はいくつもあります。

  1. 自動化/簡略化
  2. 外注
  3. 時間変更
  4. 間隔変更
  5. 破棄

1.の自動化は、プログラミングやマクロ、エクセルなどによって処理をコンピュータに任せることです。簡略化は、省略しても問題ない手順を無くすこと。どちらも、作業時間の短縮につながります。

その拡張として、

2.外注してしまう手もあります。これには予算がかかりますが、部署内で大量に発生している業務であれば一考してみてもよいでしょう。

さらに、いくつかの条件を変えてみる方法もあります。

まず、は3.の時間変更で、実行される時間を変えること。ルーティンは単純作業が多いので、脳が活性化している時間に行なっているならば、それとは別の時間に行なってみると脳力の最適化が行なえます。

次が、4.の間隔変更で毎日行なっているものを二日に一度の頻度に変えてみるという手もあります。単純に回数が減れば、総実行時間も減るのでこれも好ましい結果となります。

さらにそれを拡張したのが、5.の破棄です。そのルーティンを破棄してしまいます。やらなくて良い作業ならやらない。業務改善には良い考えですね!

業務改善こそ、会社に対して費用対効果して還元できます。皆さんも注力してみてはいかがですか?

数字が上がるに連れて実施は難しくなると思います。破棄ともなれば、簡単には話は進められないでしょう。

そうしたときは、「今週だけは止めてみる」や「今回一回だけはスルーしてみる」のようにお試しの気分でやってみる方法が有効です。

止めてみて、しばらくしても影響が特にないようならそのまま本格的に廃止に向かえばよいというわけです。

反対に、悪影響が出るならば元に戻しましょう!

今回の記事の参考図書です。皆さんも読んでみてください。

著書:倉下忠憲さんの『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門』をもとに紹介させて頂きました。

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